普通办公用户在使用Excel时,如果要处理需要图文混排的表格,如产品表、需要插入证件照的个人资料、产品报价表等,很多人都觉得这是一件无比痛苦的事。尤其对于菜鸟来说,手动插入数百张照片,还得调整照片的大小,那绝对是个体力活。而且一不小心,还容易配错照片,让照片与表格不符合,这要查起错来,那就是要命的事。想偷懒吗?来吧,批量插图,自动生成,省事才是硬道理。下面就以做一个Excel产品表为例来谈谈。

1.首先自然是拍照了,由于是自动插图,在拍照时最好统一横版或竖版拍照。要知道,Excel不支持插入原尺寸图片,需要缩小尺寸,如横版竖版混合,那在自动缩放时,照片容易因被拉伸变形。随后,将照片传入电脑的特定目录,这里以E:\产品照片这一目录为例。

小提示:需要注意的是,部分手机拍摄的JPG照片,在后期插入时,会出现照片空白的情况,原因未知,估计与相机厂家使用的照片格式有一定的关系,在这种情况下,用户可用《格式工厂》或《格式大师》等工具,先将照片格式转换为png格式。

2.先别急着做Excel表格,而是到产品目录中,将照片的文件名改为产品名称,如**有源音箱、**鼠标之类的。别以为这是做无用功哦,这样操作后,后面会让你省去很多事的。

3.打开Excel表格,建立表格基本项目后,进入”公式→名称管理器→定义名称”,在”名称”中输入{名称};在”公式”中输入{=FILES(“E:\产品图片\*.png”)},在这里,{}中表示需要输入的内容(图1)。这里的E:\产品图片就是用户存储照片的目录,而*.png则为照片的扩展名,当然如果你的照片是jpg或bmp格式的,则要改成*.jpg或*.bmp。

4.选定Excel的空白列,并输入公式{=INDEX(名称,ROW(i1))},这里的”ROW(i1)”中的i1为当前的单元格。此时表格中会生成产品图片中的文件名,在选取后,点击单元格右下角的十字形符号,下拉后,后续的产品名就会加入表格中,直到表格出现”#REF!”表示目录中的文件名已经填充完毕。这时用户只需要复制这一列的内容,并粘贴到产品名称中就可以了,注意,粘贴时要选择粘贴”值”这个选项,否则会出现错误(图2)。

5.产品名称有了,但这个产品名称还有个后缀名,不是很完美。这时可以选择”数据→分列→分隔符号”,然后勾选”其他”,输入{.},对,就是文件名与扩展之间的那个点。随后在数据预览中,就可以看到文件名与扩展名已经分离。点击”下一步”后,选择png扩展名为”忽略列”,再选择”不导入此列(跳过)”后选择完成,后缀名被去除,这下产品名称就完美了。

6.以产品名称为B列、产品图片为C列为例,在C2单元格中输入{=”“},点选单元格后,按住右下角的十字形符号向下拉伸填充。这里解释一下,”E:\产品图片”为照片的目录,”&B2&”.png”为截取B2单元格的文件名,并增加png后缀名,如果图片为jpg格式或bmp格式,对应地将png改为jpg或bmp。而width和height后面的数值则是填充照片的宽度和高度,可以根据表格要求自行更改,要注意原照片的长宽比,避免照片被拉伸变形(图3)。

7.选择C列刚生成的全部公式,并复制出来,打开写字板,在新建后,将复制出的内容粘贴到写字板上。随后重新全选写字板内容,在复制后,回到Excel中,点选C2单元格,单击鼠标右键后,选择”选择性粘贴”,随后选择”Unicode文本”,在确定后图片就自动粘贴到单元格中。

小提示:一定要选择”Unicode文本”,否则无法提取出照片的链接。如果需要粘贴的图片较多较大,且电脑速度较慢,粘贴过程需要稍作等待,可别以为粘贴不成功哦。

8.图片重叠在一起了,这是Excel默认行高太小惹的祸,只要全选表格,在”开始→单元格→格式”中,找到行高选项,将行高调整到图片能完全显示,不重叠就可以了(图4)。

简单的几步,就可以实现批量插图,图片大小自动调整,图片和文件名一一对应,还能最大限度防止插图错误。最花时间的操作,只不过是对照片重新命名的过程。这样原本需要几个小时才能完成的任务,现在几十分钟就可以完成了,偷懒有道啊!